Vedoucí kanceláře: kdo to je a co dělá?

V moderním podnikání se žádná firma s kanceláří neobejde bez práce office managera. Tato pozice zahrnuje správu a řízení kancelářského workflow organizace.

Manažer kanceláře je v podstatě ten informativní a vůdčí článek, kde se sbíhají a řeší všechny pracovní momenty společnosti. Komunikuje mezi vedoucím a podřízenými, informuje řadové zaměstnance o dokumentech podepsaných vedoucím, jedná s klienty společnosti, sleduje korespondenci, sleduje výkon společnosti a poskytuje kanceláři kanceláře, provádí přímé pokyny ředitele a jeho zástupců .

Office manager je zaměstnanec, který zajišťuje celé kanceláři plnohodnotný workflow. Popis profese vám pomůže lépe pochopit podstatu práce.

Podle klasifikátoru dělnických profesí a pozic zaměstnanců se profese office managera a jeho povinnosti výrazně liší od profese sekretářky. Office manager je především organizátorem kancelářských prostor společnosti, manažerem a správcem v jedné osobě. Z profese tajemníka vyplývá jeho podřízenost konkrétní osobě (ředitel, zástupci ředitele, vrcholoví manažeři) a vedení pouze jeho záležitostí.

Vedoucí kanceláře kontroluje veškerou běžnou práci kanceláře, především papírování. Monitoruje bez přerušení práce s kancelářskou technikou, poskytuje zaměstnancům společnosti papírnictvívčas upozorňuje zaměstnance na příkazy, příkazy a oznámení v kanceláři, které vydává vedoucí, přijímá příchozí telefonní hovory, v případě potřeby vede kalendář schůzí a výjezdů ředitele. V tomto případě se volné místo nazývá „kancelář se sekretářskými funkcemi“.

Vzhledem k tomu, že práce office managera zahrnuje organizační, informační a administrativní úkony, patří mezi jeho pracovní povinnosti určité funkční úkoly. Právě v tom spočívá zaměstnání a podstata činnosti vedoucího kanceláře, který musí:

• připravit kancelářskou práci na nový pracovní den: kontrolovat provoz telefonů, počítačů a kancelářské techniky, dostupnost spotřebního materiálu (papír, doplňované náplně do tiskáren);
• kontrolovat, udržovat čistotu v kancelářských prostorách, dodržování hygienických norem (plné osvětlení, větrání, teplotní podmínky v prostorách), kontrola provozu rozdělených systémů;
• včas pořídit psací potřeby a včas jim poskytnout kancelářské pracovníky;
• objednat pitnou vodu, čisticí prostředky, toaletní papír, ubrousky;
• ovládat aktuální tok dokumentů: připravovat potřebné podklady, výkaznictví, pracovní materiály nutné pro plnohodnotnou práci kanceláře, řešit další pracovní momenty a úkoly;
• denně sledovat práci řidiče a kurýra;
• podle pokynů hlavy, vedoucí kanceláře odpovídá za rozdělení povinností mezi zaměstnance, stanovuje jim úkoly, upozorňuje je na potřebné pracovní informace, určuje míru jejich odpovědnosti, analyzuje efektivitu výsledku;
• vypočítat a odhadnout měsíční finanční náklady pro údržbu kanceláře sledovat její provádění;
• vést časový rozvrh, počet dnů a hodin odpracovaných každým zaměstnancem v kalendářním měsíci, včas přenést pracovní výkaz do účetního oddělení pro výplatu mezd;
• kontrolovat dodržování pracovní kázně: o zpoždění, předčasném odchodu z práce, nepřítomnosti zaměstnanců upozornit vedení společnosti, vést záznamy o porušení a nedodržování kodexu oblékání;
• organizovat schůzky, zaregistrujte se a pomozte návštěvníkům řešit jejich dotazy.

Mezi hlavní kompetence office managera patří příprava a vedení jednání, porad, porad:

• musí provést přípravu všech potřebných materiálů, zajistit účast všech zainteresovaných osob na akcích, vést zápis z jednání;
• vést korespondenci s klienty a partnery firmy, rozesílat materiály;
• práce s příchozí a odchozí kancelářskou korespondencí, zaregistrovat to, zapojit se do přepravy;
• poskytovat pomoc a asistenci zaměstnancům při řešení konfliktních a sporných situací;
• koordinovat kancelářskou práci na konci pracovního dne zkontrolovat vybavení kanceláře, osvětlení, split systémy, klimatizace, zda nejsou odpojeny od napájení;
• v některých případech je vedoucí kanceláře odpovědný za vyhledávání a přijímání nových zaměstnanců (umístí informace o potřebných volných místech na speciální stránky, prohlédne si životopis, předběžně vybere uchazeče, povede pohovor);
• informuje potenciální klienty písemně nebo telefonicky o ceně zboží a služeb dle ceníku;
• poradí s umístěním oddělení společnosti, jejich funkce;
• udržuje zákaznickou základnu podniky;
• plní povinnosti údržby webu, zadávání reklam na zboží a služby, objednávání suvenýrů, tisk, distribuce informačních materiálů.

Aby se kandidát mohl stát manažerem kanceláře, musí mít klíčové dovednosti potřebné k výkonu práce a také určité osobní a profesní kvality.

Osobní kvality člověka jsou biologické a sociální složky, které tvoří jeho osobnost. Biologické složky člověk dostává od přírody, svých rodičů a předků v podobě určitého souboru genů. Sociální složka - to je sociální prostředí, ve kterém člověk vyrůstal a byl vychován.

Obě tyto složky formují charakter a osobnost, vybavují jedince určitými vlastnostmi, dobrými i negativními. Spojením všech osobnostních rysů člověka můžete získat objektivní a spolehlivý psychologický portrét.

Mezi pozitivní osobnostní rysy patří takové charakterové rysy jako:

• poctivost;
• vytrvalost při dosahování stanoveného cíle;
• pozornost;
• sebekázeň;
• odpovědnost a organizace;
• tvrdá práce, vytrvalost;
• vnitřní šlechta;
• objektivnost;
• družnost, zdvořilost, přátelský přístup k lidem;
• vyrovnanost, obětavost, pozornost, dochvilnost;
• bezkonfliktnost, schopnost řešit kontroverzní situace mezi zaměstnanci, optimismus a pozitivita ve všem;
• rychlost, bystrý rozum, vstřícnost;
• aktivita, ambice.

Za každým z těchto osobnostních rysů stojí psychická a citová výchova člověka, jeho dědičnost, sociální prostředí, ve kterém vyrůstal.

Mezi negativní osobnostní rysy patří:

• nedostatek montáže, nepozornost;
• depresivní pohled na život, nedostatek optimismu;
• neschopnost včas sbírat myšlenky a důsledně řešit zadané úkoly;
• agresivní charakter;
• sklon k pomluvám a intrikám.

Obchodní vlastnosti člověka jsou jeho schopnost vykonávat určité pracovní úkoly a funkce.

Podle obchodních kvalit lze posoudit, jak efektivně bude uchazeč schopen organizovat svůj pracovní proces, jak dobře bude plnit jemu přidělené pracovní povinnosti. Pro úspěšné řízení kanceláře musí mít uchazeč kromě znalostí a dovedností i určité obchodní vlastnosti, mezi které patří:

• vzdělání, úroveň dovedností;
• pracovní zkušenost;
• rychlé učení, adaptace na nové podmínky;
• náročnost vůči sobě a ostatním;
• schopnost pracovat v multitaskingovém prostředí, současně řešit několik problémů najednou;
• analytické myšlení, schopnost myslet flexibilně a mimo rámec, vyvozovat správné závěry, zobecňovat;
• obchodní bystrost;
• vůdčí schopnosti;
• ochota pracovat přesčas;
• řečnické dovednosti, diplomacie a přesvědčovací dovednosti;
• obchodní komunikační dovednosti.

Profesní kvality člověka jsou kombinací osobních a obchodních kvalit a všech dovedností, které v průběhu své kariéry nabyl. Ve své profesní činnosti musí vedoucí kanceláře:

• mít určité znalosti, dovednosti a schopnosti v oboru správa kanceláře;
• profesionálně uplatnit své znalosti a dovednosti v praxi;
• umět pracovat s dokumenty, znát zásady organizace toku dokumentů, pravidla pro vytváření archivu;
• být sebevědomým uživatelem počítače a další kancelářské vybavení;
• důkladně znát proces pracovního postupu, pracovat s příchozí a odchozí poštou, znát pravidla pro její evidování, promptně přinášet usnesení vedoucího na strukturální divize, hlídat termíny vyřízení dokumentů podepsaných zaměstnanci společnosti, zasílat odchozí korespondenci poštou nebo kurýrem;
• mít administrativní manažerské dovednosti;
• umět rychle psát, znát zásady a pravidla pro vypracování určitých dokumentů (rozkazy, příkazy, pokyny, vyhlášky);
• rychle zlikvidovat užitečné znalosti (kontakty na pohotovostní služby, elektrikáře, instalatéry, rozvoz obědů);
• znát cizí jazyky (ne vždy), i když v některých společnostech je znalost určitého cizího jazyka hlavní podmínkou kandidáta a v tomto případě musí vedoucí kanceláře mluvit, číst a psát plynně v cizím jazyce;
• umět kompetentně mluvit a psát, vyjadřovat své myšlenky dobrým literárním jazykem;
• vlastní dovednosti obchodní etikety.

Profesi office managera nevyučuje ani jedna vysoká škola. Můžete absolvovat školení a získat diplom nebo osvědčení o odborném výcviku v rozpočtových nebo soukromých školicích střediscích, vysokých školách.

Ve velkých společnostech chtějí zpravidla na této pozici vidět odborníka pouze s vyšším vzděláním, malé podniky mohou na tuto pozici přijmout zaměstnance se středním nebo specializovaným středním vzděláním.

Hlavní věc, které každý zaměstnavatel věnuje pozornost, je pracovní zkušenosti na této pozici, úroveň počítačových dovedností, znalost kancelářského vybavení a schopnost na něm pracovat, znalost základů kancelářské práce a archivace, Znalost cizích jazyků.

Abyste mohli správně napsat životopis a získat kýženou pozici, potřebujete podrobně, ale upřímně uveďte všechny údaje o sobě: osobní, profesní, obchodní kvality, pracovní zkušenosti na obdobné pozici, stupeň vzdělání.

Výše očekávané mzdy dá zaměstnavateli jasně najevo, co může nabídnout a o co se uchazeč uchází.

Neuvádějte nepravdivé informace o pracovních zkušenostech, vzdělání - to vše lze snadno zkontrolovat, v tomto případě se volné místo pro uchazeče stane nedostupným, bude jednoduše odmítnut.

Mít fotku je pro kandidáta pozitivní moment, zaměstnavatel musí vědět, čí životopis se posuzuje. Vedoucí kanceláře je tváří společnosti a zaměstnavateli není lhostejné, kdo ji bude zastupovat.

Nezapomeňte uvést úroveň svého vzdělání, často zaměstnavatele pro tuto pozici bere specialista s vyšším ekonomickým, právním, psychologickým nebo filologickým vzděláním.

Takové informace budou pro zaměstnavatele užitečné.

Při psaní životopisu se držte jeho struktury:

• osobní informace - jméno, věk, kontakty;
• osobní - sekce je považována za volitelnou, ale je lepší ji vyplnit;
• základní dovednosti a schopnosti - uveďte, jaké kancelářské programy vlastníte, uveďte všechny opakovací kurzy, semináře, školení, další doplňková školení, která jste absolvovali;
• pracovní zkušenost - uveďte všechny své praxe, stáže, dokončené projekty, dobrovolnické programy v chronologickém pořadí, uveďte podniky, kde jste dříve pracovali, vzdělání a školení (odrážejí všechny vzdělávací programy a směry, které jste absolvovali);
• doporučení - v této sekci uveďte jména a kontakty na osoby, které vás mohou doporučit novému zaměstnavateli a poskytnout o vás pozitivní zpětnou vazbu.

Pokud se na pozici office manager hlásí uchazeč bez praxe, pak by bylo lepší tuto sekci do životopisu vůbec neuvádět. Není potřeba ukazovat zaměstnavateli nedostatek znalostí a dovedností. V tomto případě je lepší popsat své osobní a obchodní kvality, jaké máte základní a doplňkové vzdělání (semináře, školení).

Jako pracovní zkušenost můžete uvést průmyslovou praxi, předdiplomovou stáž, dovednosti v organizaci konkrétních akcí, účast na olympiádách, konferencích, soutěžích a všech druzích testů. Pokud máte nějaké úspěchy a úspěchy přímo související s budoucí prací, nezapomeňte tuto informaci uvést ve svém životopise.