Typy obchodní konverzace

Musíte vědět, jak správně vést obchodní rozhovor. Měl by být stručný a informativní. Během obchodního rozhovoru se zvažují především otázky, jako je další spolupráce, zaměstnání a široká škála transakcí.

Za prvé, obchodní rozhovor je ústní kontakt mezi dvojicí lidí, kteří mají v úmyslu uzavřít, posílit nebo ukončit obchodní vztah. Za druhé to znamená verbální komunikaci mezi partnery, kteří mají pravomoc řešit pracovní problémy, obchodní problémy. Za třetí, s pomocí konverzace je výsledek dosažen nejrychleji.

Obchodní rozhovor je druh verbální komunikace a na rozdíl od jiných způsobů komunikace, jako je schůzka, obchodní korespondence, telefonní rozhovory, má řadu výhod:

• Obchodní rozhovor vám umožňuje zaměřit se na partnera nebo skupinu lidí, kteří se ho účastní, což znamená, že je osobně orientovaný.
• Přímá komunikace probíhá v příjemném prostředí pro obě strany, vede to k rychlejšímu hledání řešení problémů.
• Uvolněná atmosféra také vytváří příznivější podmínky pro navazování pevných osobních vztahů, což v pracovním procesu vede ke snadnější komunikaci mezi stranami.
• Dobrá příležitost pro flexibilnější přístup k předmětu úvahy.
• Zkrácení stráveného času, protože partner reaguje na prohlášení okamžitě, přispívá k rychlému dosažení stanovených cílů.
• Mnohem snazší je osobně přesvědčit účastníka jednání o Vaší správnosti a platnosti poptávané pozice, což povede k přijetí pro Vás výhodnější nabídky.
• Úroveň kompetence manažera neustále roste díky zohledňování připomínek a hodnocení z druhé strany.

Úkoly, které jsou splněny vedením rozhovoru, jsou velmi rozmanité.

Obchodní rozhovor obsahuje řadu funkcí, které jsou pro jednání zásadní. Tyto zahrnují:

• pracovníci v jedné oblasti mohou okamžitě diskutovat o naléhavých problémech a najít jejich řešení;
• být ve stejné místnosti partneři společně hledají řešení a zvažují se také různé nápady, jak se dostat k cíli;
• vysoká pravděpodobnost uzavření obchodů výhodných pro podnikání;
• současné obchodní aktivity jsou koordinovány, což vede ke kontrole kvality prováděných úkolů;
• obchodní kontakty lze snadno udržovat na odpovídající úrovni během konverzace, spíše než během korespondence;
• dochází ke stimulaci zaměstnanců prostřednictvím motivačních nápadů k aktivní účasti na podnikání.

Obchodní pohovory lze vést ve třech různých situacích: přijetí nového zaměstnance, propuštění nebo poučný rozhovor o disciplinárních přestupcích.

Pracovní pohovor se koná ve formátu Q&A, což je spíše jako vedení pohovoru. Hlavní věcí je získat spolehlivé informace o novém zaměstnanci, aby bylo možné identifikovat jeho profesní kvality.

Hlavní úkoly pohovoru při ucházení se o zaměstnání:

• zjistit důvod, proč člověk hledá práci;
• určit jeho způsobilost v požadované pracovní oblasti;
• identifikovat jeho slabé a silné stránky, hlavní charakterové rysy, případně zvláštnosti temperamentu;
• informovat se o úspěších, kterých zaměstnanec v minulosti dosáhl;
• zeptat se, jaký plat očekává;
• určit, jaké pokyny očekává od úřadů;
• určit, jací šéfové jsou pro něj dobří a efektivní.

Rozhovor při propuštění zaměstnance z práce se dělí na dva typy: propuštění z vlastní vůle a donucení (z důvodu snižování počtu zaměstnanců atd.).

Při vedení prvního typu rozhovoru je nutné:

1. Zjistěte skutečný důvod propuštění zaměstnance.
2. Určete, jak byl motivován, co způsobilo takové rozhodnutí (možná nespokojenost s výrobním procesem nebo nepozornost ze strany manažera, zášť vůči kolegům).
3. Zjistěte, co mu v práci nevyhovovalo a naopak. Třetí fáze je nejvíce informativní.

Potřeba takového rozhovoru spočívá v hlavním úkolu šéfů – postarat se o nápravu chyb v řídících činnostech, a to sledovat na každé úrovni výroby.

Rozhovor se zaměstnancem, který musí být propuštěn, se ve speciální zahraniční literatuře nazývá „rozhovor na rozloučenou“. Postupuje se jinak:

1. Rozhovor není nikdy naplánován před víkendy nebo svátky, protože to může zkazit náladu a ovlivnit nejen samotného zaměstnance, ale i jeho rodinu a blízké.
2. Rozhovor neprobíhá na pracovišti zaměstnance, stejně jako v místnosti, kde pracuje velké množství lidí, na podřízeného to nese velkou emocionální zátěž, která může mít určité důsledky.
3. Rozhovor trvá 20 minut, protože zaměstnanec, který slyšel nepříznivou zprávu, není emocionálně naladěn na to, aby poslouchal, co se mu říká, a přemítal nad různými skutečnostmi, které se mu manažer snaží sdělit, vstupuje do situace.
4. Šéfové musí být v prezentaci přesní a korektní, jinak mohou zaměstnance dohnat pochybnosti o poctivosti vyjádřených slov, což povede ke sporům a odvoláním proti rozhodnutím. Zvláště emotivní lidé mohou propuknout v pláč přímo na místě.

V zahraniční praxi existuje speciální „rehabilitační program“ pro propuštěné. V praxi šéfové hledají volná místa v jiném podniku, aby se zaměstnanec, zoufalý ze svých vlastních sil, nevzdal. Také se věří, že tento program je užitečný pro udržení úrovně autority propuštěných v očích kolegů a domácností.

Obratem probíhají disciplinární rozhovory v případě porušení jakýchkoli pravidel. Vyžadují kritické posouzení práce zaměstnance ze strany šéfa. Proto takový rozhovor vyžaduje:

1. Vedoucí zaměstnanec je povinen získat všechny potřebné informace o zaměstnanci a jeho pozici, aby nedocházelo k chybným situacím. Charakterizace zaměstnance by měla být co nejpřesnější a nejrozsáhlejší.
2. Informace by měly být podávány postupně, protože dobře strukturovaný rozhovor vede k lepšímu pochopení problému ze strany podřízeného.
3. Existuje jediné pravidlo: nelze kritizovat osobnost pachatele, pozornost je věnována pouze nesprávně dokončenému úkolu. Tato definice by měla platit vždy.

Klíčovým nástrojem je schopnost klást otázky. Vždy se vyplatí dodržovat základní sadu pravidel pro efektivní řečovou komunikaci:

• Je nutné správně a jasně navázat kontakt s partnerem, který vám byl poskytnut, abyste dosáhli dobrého výsledku a zkrátili čas zbytečné komunikace.
• Je třeba vzít v úvahu, jakou práci vykonává, určit jeho úřední pravomoci, položit si otázku hranic pracovního prostoru, abychom věděli, za co přesně zaměstnanec odpovídá.
• Vždy je třeba brát v úvahu životní zkušenosti a pracovní zkušenosti i jeho zájmy mimo pracovní sféru, jeho uvažování. Každý člověk je individuální, to znamená, že každý potřebuje svůj vlastní přístup. Metoda klišovitých frází zde nebude fungovat, vždy je potřeba přemýšlet.
• S pracovníkem by se mělo zacházet s respektem, nevěnovat pozornost jeho případným vadám řeči nebo vnějším vadám.
• Hlavním cílem obchodního rozhovoru je proces poskytování informací, musí být organizován jasně podle plánu, nebát se předložit své nápady, vyvrátit argumenty partnera, vybrat správnou argumentaci, přesně formulovat svá tvrzení a nelít vodu. Pamatujte, že rozhodnutí vždy následuje po diskusi.

• Pokud se budete snažit lépe porozumět podstatě vzniklého problému, pak se můžete vyhnout zdlouhavým a zbytečným rozhovorům „kolem a kolem“, pomůže vám to silněji ovlivnit osobu nebo skupinu lidí zapojených do obchodního rozhovoru.
• Správná prezentace a formulace problému vás dovede k hodnocením, která mohou partnera podnítit k vyjádření svého postoje k problému, nebo ho motivovat k hledání řešení, osvobodit ho a donutit k nápadu. Klasifikace musí být jasná.
• Správná organizace dialogu vám pomůže lépe porozumět vašemu protivníkovi, pomůže vám vyhnout se patovým situacím nebo situacím, které mohou naštvat, popudit, popudit. Pomůže zachovat tu nejlepší atmosféru rozhovoru a zanechá po něm příjemný dojem.

Je jasné, že pravidla pro přípravu na rozhovor se mohou lišit a žádné z nich nelze označit za neomylné. Vše závisí na vývoji situace. Bude však užitečné upozornit na následující možnosti přípravy:

• pro začátek to zahrnuje sestavení plánu pohovoru;
• poté shromáždit a zpracovat přijatý materiál za účelem zvýšení kompetence ve vedoucí otázce;
• vždy máte právo upravovat stávající informace, protože obchodní rozhovory jsou vynalezeny.

Výběr správného místa pro pohovor může rozhodně ovlivnit výsledek pohovoru. Existuje několik přístupů, které se liší v závislosti na situaci. Osoba, která není zaměstnancem vaší firmy, může být pozvána na pohovor mimo kancelářskou budovu.

Jiný příklad: setkání v kanceláři tazatele, obvykle se tomu říká speciální místnost. Musí být vybaven vším, co potřebujete. Prostředí kolem vás a vašeho partnera by mělo být co nejpohodlnější, hlavním faktorem je klid.

Odpojte všechny telefony. Upozorněte své kolegy, sekretářku na zamýšlenou schůzku, protože cizí lidé, zbytečné telefonáty jsou prostě otravné, může to narušit dosažení stanovených úkolů, jednoduše narušit proces.

Existuje několik „výchozích“ pravidel, která nenápadně, ale mohou významně ovlivnit výsledek obchodního rozhovoru. Použité techniky často vedou k pozitivním výsledkům. Při rozhovoru je nutné uplatňovat základní modely chování partnerů. Strukturální obchodní zásady vám také pomohou posunout se na podnikovém žebříčku.

Setkání se zaměstnanci na pracovišti není nutné. Místem setkání může být restaurace, kavárna, klub a dokonce i dům. Cílem, který je třeba sledovat, je pohodlí. Právě pohodlí pomáhá k nejlepšímu výsledku. Neměli byste se ale nechat moc unést, pokud situace vypadá spíše jako „intimní“, může to vést k opačnému výsledku.

Čas, kdy se rozhodnete vést obchodní rozhovor, je velmi důležitý bod. Po přemýšlení o tomto bodu byste si měli domluvit schůzku. Pomůže vám a bude vám hrát do karet, pokud samozřejmě budete chtít iniciativu přehodit na svou stranu a samotná situace se tak bude lépe kontrolovat.

Poté, co se rozhodnete pro místo a čas, musíte si stanovit určité cíle, kterých se chystáte nebo chcete dosáhnout, poté vyvinout strategii, kterou se budete řídit, a poté formulovat strukturu rozhovoru. Je také důležité zvážit umístění účastníků. Hlavní technologií je, že se musíte dívat na partnera přímo a na stejné úrovni.

Fakta, která přispívají k úspěchu obchodního rozhovoru. V první řadě by to mělo zahrnovat profesionalitu, vždyť právě kompetence ve zvoleném oboru a jasná vize problému vám pomohou odpustit a rychle se vyrovnat s úkoly a dosáhnout potřebného cíle.

• Neustálé zaměření na výsledek bude vaší výhodou, k jeho dosažení vede pouze přímé sledování cíle, nic se nezmění, pokud budete dál ležet na gauči.
• Rytmus, je nutné jasně nastínit úkoly a cíle, aby se plán jasně držel.
• Sytost zdůvodnění vytvoří dojem, že jste tím největším zájemcem, a dostanete „koláče“.
• Ale nezapomeňte na rámec pro předávání informací, i když trocha humoru bude stále na místě.
• Nebojte se, pokud konverzace neproběhne okamžitě hladce, často důvod neúspěchu spočívá nejen ve vás, ale také v náladě vašeho partnera.
• Velmi důležité je, jak informace prezentujete. Vždy je potřeba volit správná slova. Argumenty musí být silné. Nálada je laskavá. V hlase je důvěra.

• Je třeba se vyhnout hádkám a zbytečnému napětí v konverzaci. Pro začátek klidně zhodnoťte situaci, pokuste se nasměrovat konverzaci správným směrem pomocí upřesňujících otázek. Neměli byste projevovat pochybnosti nebo bezbrannost ve jménu cíle - přesvědčit nebo přemluvit partnera.
• Bezuzdné kategorické soudy zničí podstatu rozhovoru, na to by se nemělo zapomínat. Lidé se často nemohou dohodnout, protože „kolik lidí, tolik názorů“. Najděte kompromis, to byl vždy nejlepší způsob, jak se vypořádat s mimořádnými otázkami a problémy.
• Pokud musíte odpovědět na vznesené námitky, pokuste se nejprve získat čas a umožnit partnerovi, aby nezávisle odpověděl na své vlastní otázky a případně je vyvrátil.
• k tomu je vhodné nepřímé odmítnutí problému, vyslechnutí několika námitek, aby bylo možné pochopit to hlavní, je nutné pokračovat v hovoru v klidném tónu a formulace by měla být změkčena, pokud odpověď nečeká;
• osobní předsudky a soudy vám nepomohou;

• člověk by neměl spěchat k závěru, protože mezi skutečností a názorem je rozdíl;
• v případech, kdy se vás partner snaží „provokovat“ živou domýšlivostí a snaží se argumentovat, měli byste zaujmout pozici „čekajícího“ a počkat, až se sám dostane do slepé uličky;
• nezapomeňte: rozhodnutí by mělo vždy následovat po diskuzi, jinak vás partner může kritizovat nebo souhlasit se vším, co nepovede k dobrému výsledku.

Správně strukturovaný rozhovor je vaším věrným pomocníkem. K tomu je třeba se na konverzaci předem připravit, stanovit místo a čas jednání, připravit správný vstup do kontaktu s účastníkem, správně formulovat problémové prohlášení, vybrat správnou argumentaci nebo vyvrácení argumentů účastníka, analyzovat alternativní možnosti odchodu, zvolit optimální řešení, opravit dohodu, správně se rozloučit.

Na konci rozhovoru byste měli analyzovat svou komunikační taktiku a také výsledek rozhovoru.

Najímání zaměstnanců vyžaduje od manažera určité úsilí, znalosti a zkušenosti. Podrobnosti o vedení obchodního rozhovoru na pohovoru naleznete níže.