Obchodní kultura

Obchodní komunikační dovednosti jsou nezbytné pro úspěšnou kariéru v jakémkoli oboru: úspěch ve firemní komunikaci bude do značné míry záviset na každodenních komunikačních dovednostech, ale profesní sféra má svá specifika. Obchodní kultura je o způsobu interakce s kolegy, šéfy, podřízenými a partnery a také o určitých pravidlech. Je velmi důležité budovat komunikaci v závislosti na situaci, cílech a záměrech a také umět se rychle přizpůsobit měnícím se situacím.

Komunikační kultura je širší pojem než soubor řečových aktů. Skládá se z mnoha součástí. V kultuře obchodní komunikace má vzhled velký význam: měl by odpovídat vašemu oboru činnosti a konkrétní situaci.

Obvykle existuje uniforma pro práci s klienty, oblek pro práci v kanceláři, lidé kreativních profesí se určitým způsobem oblékají a ti, kteří zastávají vedoucí pozice, potřebují zdůraznit svůj status oblečením a doplňky. Může se zdát, že vzhled přímo nesouvisí s obchodní komunikací. Je to však první dojem, který uděláte, který určuje postoj partnera k vám. Pokud je tento dojem negativní, v procesu dialogu budete muset vynaložit spoustu energie, abyste se rehabilitovali.

Neméně důležitý je v komunikaci i neverbální jazyk. Vaše držení těla, gesta a vystupování jsou z psychologického hlediska velmi důležité. Snažte se udržet svůj výraz obličeje dostatečně diskrétní. Gesta je velmi důležitá, ale měla by být umírněná a ne přehnaně intenzivní.

Pokud máte náladu na partnerský dialog, je nejlepší zvolit otevřenou pózu.Můžete se pokusit nenápadně přizpůsobit póze partnera. Abyste nebyli vnímáni agresivně, měl by oční kontakt trvat jen několik sekund. Sedět u jednacího stolu by nemělo být přímo naproti partnerovi, ale trochu ze strany.

Na tom, co říkáte, záleží stejně jako na tom, jak to říkáte. Je velmi důležité mít spolehlivé informace, umět operovat s fakty a kvalifikovaně budovat obsah diskuse.

Volba slov, intonace, držení těla a gest je pro konkrétní situaci důležitá, protože v různých případech bude vhodné jiné chování. Kulturu obchodní komunikace lze v závislosti na situaci a sledovaných cílech rozdělit do několika typů:

• Typ mentora implikuje vzdělanost... Tato možnost je typická pro tréninkový proces stážistů, pro vzdělávací a vědecké akce, pro vysvětlování jednotlivých pracovních okamžiků podřízeným, ale i při práci v týmu s kolegy, pokud jste specialistou v oboru, ve kterém jsou méně zběhlý. Velmi často je taková komunikace postavena ve formě monologu, ale v moderní obchodní komunikaci je dialog považován za vhodnější: i v procesu učení se snažte zapojit účastníky do diskuse a naslouchat jejich názorům.
• Motivační typ má za cíl zaujmout člověka v projektu, přesvědčit ho o účelnosti té či oné práce, pomoci zaměstnancům věřit v sebe sama a cítit se jistější v jakémkoli novém nebo jednoduše obtížném úkolu. Pro úspěch se snažte vyhýbat běžným frázím a klišé. Nejlepší je jít osobním příkladem, vyprávět vlastní příběh a vlastními slovy vysvětlit, co přesně vás na konkrétním projektu přitahuje.
• Konfrontační typ komunikativní kultura provokuje partnera k tomu, aby proti vám měl námitky, aby nesouhlasil s vaším názorem. Tento typ zahrnuje řadu technik používaných v případě střetu zájmů. Nejčastěji je pro vyjednávání typická konfrontační situace, stejně jako pro zvýšení pozornosti při práci s pasivním, inertním publikem.
• Typ informace nejneutrálnější - v jeho rámci můžete posluchači jednoduše předat tu či onu informaci. Snažte se vyhnout záměně typu informací s ostatními. Pokud je cílem informovat partnera, nemusíte se mu snažit poučovat, nakazit ho svým nadšením nebo vstupovat do konfliktu. V tomto případě je nutné, aby prezentace byla srozumitelná - proto se snažte přizpůsobit partnerovi a vysvětlit vše na příkladech, kterým rozumí.

O většině důležitých otázek souvisejících s profesní činností se rozhoduje v procesu osobní komunikace. Pro společenské a otevřené lidi, kteří vědí, jak správně prezentovat jakékoli informace (pomocí gest, mimiky a intonace), je to spíše plus než mínus. V osobní obchodní komunikaci nehraje obsah diskuse klíčovou roli, jde především o navázání kontaktu a správné uvedení pozice.

Osobní komunikace se může skládat z dosti dlouhých monologů nebo naopak více či méně krátkých frází. V obou případech je velmi důležité nejen prezentovat informace, jako byste psali synopsi, ale také je předat konkrétnímu partnerovi a přizpůsobit se mu. Před vyjednáváním si napište klíčové body, o kterých chcete diskutovat, nikdy se ale neučte nazpaměť řeč – je třeba změnit charakter vyprávění, posloupnost, příklady (v závislosti na reakci posluchačů).

Stejně tak je potřeba pracovat s intonací a gesty. Pokud ztratíte pozornost druhé osoby, udělejte řeč emotivnější. Pokud cítíte nechtěnou konfrontaci se svým partnerem, zkuste zkopírovat jeho postoje a gesta.Je velmi důležité nebýt příliš zdrženlivý, jinak bude prezentace informací nudná a budete působit dojmem nejisté osoby.

V průběhu osobního rozhovoru musíte často spontánně činit obtížná rozhodnutí. Pokud proces vyjednávání nepřinese témata, která jste očekávali, je velmi důležité zachovat klid. Snažte se na problémy nereagovat přehnaně, vždy reagujte klidně. Pokud se nemůžete okamžitě rozhodnout, jaké rozhodnutí učinit, můžete si vždy vzít nějaký čas na rozmyšlenou a zvážení výhod a nevýhod v uvolněném prostředí.

Mnoho problémů se nyní řeší po telefonu. Obvykle se jedná o drobná upřesnění jakýchkoli informací nebo organizačních záležitostí: například při telefonátu kolegové často uvádějí jména a přesná čísla, domlouvají si schůzky, dávají nebo přijímají úkoly. Dlouhé telefonické rozhovory probíhají většinou pouze v případech, kdy není možnost se osobně setkat... K ucelenější komunikaci se přitom stále častěji využívají videohovory, které mají svá specifika.

Pro úspěšný telefonický rozhovor ovlivňující pracovní okamžiky je třeba vzít v úvahu následující nuance:

• Pokud někomu voláte, je důležité se zeptat, zda mu nyní vyhovuje mluvit. Volání mimo pracovní dobu není ve většině korporací záležitostí bontonu (pokud neexistuje samostatná dohoda).
• Uvědomte si, že může docházet k interferenci s komunikací - nebo že hluk na pozadí může rušit konverzaci. Při telefonickém hovoru je důležité mluvit co nejjasněji a ne příliš rychle.
• Sestavte svůj projev tak, aby byl co nejkonkrétnější a byl vnímán přesně tak, jak jste zamýšleli. V procesu osobní komunikace hrají výrazy obličeje a gesta velmi důležitou roli - to vám umožní lépe porozumět náznakům, narážkám a postranním motivům partnera. Při telefonování jste o tuto příležitost ochuzeni.
• Pokuste se co nejstručněji probrat potřebné záležitosti po telefonu. Pro obtížná jednání nebo nejednoznačné diskuse se telefonický rozhovor hodí jen zřídka, proto je důležité uvést jen to nejdůležitější. Podrobnosti je nejlepší probrat osobně nebo pomocí videa.

Videohovory v moderní firemní kultuře se nyní začínají využívat stále častěji. Za prvé pomáhají udržovat kontakt s partnery z různých zemí a vyjednávat co nejefektivněji. Za druhé, mnoho lidí nyní pracuje z domova na dálku a videohovory usnadňují řešení jakýchkoli problémů.

Pokud čelíte takovým obchodním rozhovorům, je důležité věnovat pozornost následujícímu:

• Váš vzhled udělá velký rozdíl. I když jste doma, snažte se oblékat obchodně.
• Najděte si v domě místo, kde je pozadí víceméně neutrální. V pozadí je kuchyňka, fungující televize, nebo si hrají děti, to může narušovat řešení obchodních záležitostí.
• Mnoho lidí nyní používá sluchátka, ale stojí za to si zapamatovat: umožňují vám lépe slyšet účastníka, ale nezaručují, že vás účastník dobře slyší, pokud mluvíte přes hluk. Pokud řešíte firemní záležitosti z domova, požádejte rodinu, aby byla zticha nebo seděla v samostatné místnosti.
• Před kamerou je důležité především ovládat vlastní gesta a mimiku. Problémy s komunikací jsou běžné, obrázky se mohou načítat pomalu a případné nešťastné výrazy obličeje mohou být zvýrazněny.
• Pokud projednáváte závažné problémy, které vyžadují záznamy nebo dokumentaci, před vašima očima, připravte si toto vše předem (před telefonátem) a předejte potřebné materiály svému partnerovi.

Mnoho problémů v organizacích se nyní řeší korespondenčně.Jednou z výhod takové obchodní komunikace jsou strukturované informace. Pokud v procesu živé komunikace nemůžete věnovat pozornost určitým bodům, které jsou pro partnera důležité (nebo jednoduše zapomenete potřebné informace), v písemné podobě bude možné vzít v úvahu všechny nuance.

Pokud hodně komunikujete s kolegy a kamarády, je velmi důležité umět správně psát. Textové editory ne vždy opravují gramatické chyby správně, takže byste se na ně neměli zcela spoléhat – pokud si nejste jisti, jak se slovo píše, ověřte si to ve slovníku. Při odesílání textových zpráv z telefonů a tabletů je třeba dávat pozor - s automatickým psaním mohou být vaše slova nahrazena jinými a vaše zpráva jednoduše ztrácí smysl.

Mnozí považují obchodní korespondenci za jednodušší zaměstnání než živá jednání – vždy je totiž čas o zprávě přemýšlet a v procesu skutečného dialogu musíte spontánně reagovat. Nevýhodou však je, že se od partnera nedočkáte spontánní reakce, a to je důležitý psychologický aspekt.

Další informace o kultuře obchodní komunikace naleznete níže.