Životopis výkonného asistenta: struktura a pokyny pro vypracování návrhu

Asistent manažera je člověk, který je pravou rukou šéfa, řeší veškeré organizační záležitosti, má aktuální informace a prokazuje ochotu řešit neodkladné záležitosti. Pro mnohé je taková pozice vítaným krokem v kariéře. Dobře napsaný životopis vám to pomůže.

Životopis asistenta manažera je dokument, který je profesionálním portrétem uchazeče. Zaměstnavatel nehodnotí vás samotného, ​​ale text, který by vás měl prezentovat nejpříznivěji. K tomu musí být strukturován.

Struktura dobrého životopisu.

• Osobní informace. Na samém začátku obchodního příběhu o sobě byste se měli představit. Celé jméno, rok narození, aktuální kontaktní údaje. To druhé by mělo být variabilní: mobil, domů, email. Určitě přiložte fotku. Malá kvalitní fotografie v pravém rohu vedle položky „Osobní údaje“ není povinným atributem životopisu, ale je žádoucí. Zejména pro uchazeče o zaměstnání asistenta generálního ředitele, osobního tajemníka.
• Vzdělávání. Pokud máte v úmyslu do tohoto odstavce zahrnout dlouhý seznam různých kurzů a workshopů, bude to přehnané. Uveďte jen to hlavní: vysokou školu a případně jeden z klíčových seminářů, po kterých jste obdrželi příslušný certifikát.
• Pracovní zkušenost. Pokud jste vystřídali hodně zaměstnání, nemá cenu zmiňovat vše - jen klíčové nebo poslední 2-3 pracovní místa. Uveďte název firmy, roky práce, pozici.Pokud jste dosud nikde nepracovali, označte v tomto odstavci místo, kde jste vykonávali praxi při studiu na VŠ.
• Profesionální kvalita. Osobní sekretářka je člověk, který by měl hodně umět a hlavně se hodně naučit. Ať už uvádíte jakékoli odborné dovednosti, uveďte skutečnost, že jste připraveni se v rámci své pozice učit a rozvíjet.
• Osobní kvality. Zde uveďte vlastnosti, které jsou vám vlastní a které vám mohou pomoci v profesním růstu: například vytrvalost, zodpovědnost, úzkostlivost, emoční stabilita, zvědavost.
• Úspěchy... Co můžete přidat ke svému majetku? Možná jste neměl žádné pracovní zkušenosti, ale v ústavu jste byl ředitelem a úspěšně se s touto rolí vyrovnal. Nebo třeba uspořádali pro přátele svatbu na klíč, což už vypovídá o dobrých organizačních schopnostech.
• Motivace. Není to povinná položka, ale může se stát hlavní součástí životopisu. Napište doslova dvěma větami, proč se chcete stát asistentem manažera nebo sekretářkou. Může to vypadat takto: "V této pozici vidím svůj vlastní odborný růst, koreluji své schopnosti a přednosti s požadavkem uchazeče, dokáži zapsat zodpovědnost, cílevědomost a připravenost k rozvoji."
• Dodatečné informace. Jste vdaná, umíte cizí jazyk, máte řidičský průkaz, jaké jsou vaše koníčky.

Důležitý je také způsob vizuální prezentace dokumentu. Informace by měly být strukturované, čitelné, jasné, výrazné a zároveň by neměly být „hrubou silou“. Použití velkého množství barev je přehnaným nástrojem pro životopis. Zároveň není nutné, aby byl váš životopis černobílý: zvolte tmavě modré provedení: nadpisy odstavců vyberte tučně tmavě modrou barvou. Ujistěte se, že body jsou relativně přiměřené.

Snažte se, aby se veškerý text vešel na jednu stránku. Nenechávejte žádné boční mezery: umístěte předměty naproti sobě. Používejte seznamy.

Správné vyplnění sekcí vás definuje jako člověka, který ví, jak přesně dokončit úkol. Jde o první test budoucího asistenta. Útlý, smysluplný text, konzistentní ve stejném stylu, informativní a dobře prezentovaný - to jsou vlastnosti sebeprezentace, které jsou pro asistenta manažera nezbytné.

Jak již bylo uvedeno, pro ty, kteří rádi studují a zásobují se „krusty“, není vůbec nutné je všechny označovat. Pokud jste absolvovali vysokou školu s titulem „sekretář-asistent“ a poté univerzitu ve specializaci, například „psycholog“, nezapomeňte v tomto odstavci uvést obě vzdělání. Je potřeba napsat název univerzity, fakulty, specializace, roky studia – nejlépe v tomto pořadí. Kurzy, semináře, školení pište jen ty, kde jste obdrželi certifikát nebo certifikát. Uveďte vzdělávací organizaci, která vám dokument vydala.

Kromě seznamu organizací, kde jste již pracovali, má smysl uvést pracovní povinnosti, které jste tam plnili. Příklad seznamu pracovních povinností:

• vedení příchozí a odchozí dokumentace;
• příprava dokumentů k podpisu;
• koordinace pracovních rozvrhů zaměstnanců;
• organizování tiskových zpráv, setkání, protokolárních akcí;
• telefonické konzultace klientů (úvodní konzultace);
• udržování sociálních sítí jako platforem pro inzerci služeb společnosti.

Pište jen to, co jste skutečně udělali. Nepřehánějte své vlastní schopnosti. Neměli byste psát funkcionalitu, kterou jste dělali dobrovolně, ale která se přímo netýkala vaší pozice. Například dobře ovládáte fotoeditor, grafický editor a pravidelně vytváříte vizitky a brožury pro firmy.

Zde popisujete profesionální dovednosti, ve kterých jste si jisti. Seznam může být následující:

• sebevědomý uživatel PC;
• vlastnictví kancelářského vybavení (převod);
• zkušenosti s důvěrnými daty;
• znalost obchodní etikety, obchodní korespondence;
• schopnost pracovat s velkým množstvím informací;
• schopnost pracovat v multitaskingovém prostředí;
• kompetentní projev (ústní i písemný);
• znalost správy záznamů;
• zkušenosti se shromažďováním reportovací dokumentace;
• dovednosti vyřizování korespondence;
• zkušenosti s organizací obchodních jednání, jednání;
• dovednosti v používání relevantních metod sběru informací a jejich následné analýzy;
• znalost základů psychologie podnikání.

Není nutné psát jen tak dlouhý seznam. Uveďte 5-6 klíčových dovedností, jejichž držení nebude přehnané. Použijte „živé“ fráze k popisu svých vlastních dovedností: „schopnost dělat...“, „vlastnit toto“, „znalosti tohoto“.

Zaměstnavatel čte tento bod obzvláště pečlivě. Mezi úspěchy patří úspěšné projekty, na které jste osobně dohlíželi a samozřejmě povýšení, certifikáty, poděkování. Možná, že některé z vámi předložených iniciativ zakotvily na stejném pracovišti.

I když se vám zdá, že úspěchy z minulosti se na nové působiště nevztahují, mohou se stát dalšími značkami vašeho profesionálního portrétu. To platí zejména pro organizační schopnosti, které jsou pro výkonného asistenta cenné.

Napsat doslova 3-4 věty, které dodají vašemu portrétu jas. Například žadatel rád běhá, každoročně se účastní maratonu. To může naznačovat vaši důslednost, silné vůle, oddanost zdravému životnímu stylu. Zde můžete také specifikovat váš rodinný stav, přítomnost dětí, řidičský průkaz.

Jedná se o obchodní dokument, který musí splňovat náležitosti obchodní korespondence.

Jak vypadá struktura dokumentu.

• Pozdravy. Neosobní dokument nevyvolává přijetí, personifikovaný na podvědomé úrovni vyvolává souhlas. Je třeba se vyhnout neformálním odvoláním. Napište „Dobré odpoledne!“, „Dobrý den!“ Všechny ostatní hovory nejsou tak úspěšné.
• Hlavní část. Uveďte, ze kterého zdroje jste se o práci dozvěděli. Uveďte pozici, na kterou se nominujete. Vysvětlete, proč je tato pozice pro vás jako profesionála atraktivní. Jednou nebo dvěma větami popište své zkušenosti, které jsou pro tuto práci důležité.
• Závěrečná věta... Poděkujte osobě, která dopis čte, za pozornost, kterou vám projevuje, všimněte si ochoty sejít se a domluvit si rozhovor.
• Rozloučení... Stačí napsat "S úctou, celým jménem".
• Kontaktní údaje. A ačkoliv je tato informace v textu životopisu, nebylo by od věci ji zde uvést.

Každý odstavec začíná novým odstavcem a nesmí přesáhnout 3 věty. Motivační dopis je stručný dokument diplomové práce. Jeho předností bude jedinečnost a relevance.

Vzorová šablona životopisu manažera vám pomůže napsat vlastní bílou knihu.

Černovová Julia Igorevna

Volné místo: asistent manažera

Osobní data: místo bydliště -…, datum narození, rodinný stav. Zde můžete také uvést své kontaktní údaje.

Vzdělávání: Pedagogická univerzita Dálného východu. Fakulta - Cizí jazyky. Specializace "Učitel angličtiny". 2008-2013 Kurzy: Vyšší škola ekonomiky a služeb, Moskva. Název kurzu "Sekretářka - referent", 2017

Pracovní zkušenost: od roku 2017 do roku 2019 pracoval jako tajemník společnosti "Smart House" v Moskvě. Předtím, v letech 2013 až 2017, pracovala jako sekretářka vzdělávacího oddělení Moskevské vysoké školy pedagogické.

Zodpovědnosti:

• plánování a koordinace harmonogramu práce manažera;
• organizování schůzek, pohovorů, jednání;
• kontrola příchozí a odchozí dokumentace;
• technická pomoc hlavě;
• včasný přenos dokumentů do hlavy;
• obchodní korespondence;
• pracovat s podpůrným personálem;
• údržba elektronických katalogů vnitropodnikové dokumentace.

Klíčové dovednosti:

• vysoká úroveň gramotnosti (včetně počítačové gramotnosti);
• znalost angličtiny perfektní, němčina - nadprůměrná;
• znalost obchodní etikety.

Úspěchy: ne více než 3 (certifikáty, poděkování, přidělené kategorie, dohled nad komplexními projekty).

Osobní kvality: ne více než 5. Například: organizovanost, sebevědomí, benevolence, vynalézavost.

Dodatečné informace: Řidičská praxe (kategorie B) - 6 let.