Projektový manažer: kdo to je a co dělá?

Když se řekne „doktor“, „svářeč“, „učitel“ nebo dokonce „meteorolog“, každý víceméně chápe, kdo to je a co dělá. Ale "projektový manažer" zní nějak nesrozumitelněji. Je pravda, že to není tak těžké pochopit, stačí se podívat na hlavní odpovědnosti a funkce, prostudovat požadavky na pozici.

Povolání „project manager“ (v některých zdrojích anglicky označované jako Project manager) je spíše formálně označováno jako „project portfolio manager“. Z názvu tedy vyplývá, že tento specialista obvykle nepracuje s jedním projektem: je jich několik najednou a je třeba pečlivě vyvážit svou pozornost. Projektový manažer může spolupracovat s organizacemi široké škály profilů:

• webová studia;
• vydavatelství;
• obchodní struktury;
• průmyslové podniky;
• hudební skupiny;
• firmy pro přepravu zboží;
• realitní a pojišťovací kanceláře a tak dále.

Může se zdát, že tyto oblasti nemají nic společného a ve všech není místo pro jednoho specialistu. Nicméně není. V jakékoli oblasti závisí úspěch na výběru týmu, jeho struktuře a rozdělení odpovědností. Na tyto tři body se projektoví manažeři zaměřují především. Nedávají příkazy „tam poslat takový a takový náklad a v tom a tom autě“, „letos tam jedeme na zájezd“ nebo „rozjíždíme výrobu hliníkových trubek o průřezu 20 mm. ."

Jedna z výhod již byla pojmenována. To je to, co si projektový manažer může v zásadě najít místo v jakémkoli oboru činnosti. To však také přináší vážnou nevýhodu: ne každý jasně chápe, proč je takový specialista vůbec potřeba. Ukazuje se tedy, že v různých organizacích nejsou jeho povinnosti stejné. V některých případech jsou projektoví manažeři pověřeni výběrem účinkujících, sestavováním aktuálních a dlouhodobých plánů a prováděním operativních rozhodnutí. V jiných jsou pověřeni pouze funkcemi tajemníka a prostého koordinátora a nejsou připouštěni k žádným důležitým záležitostem a dokonce ani k podstatným informacím. Pokud mluvíme o skutečném projektovém řízení, pak je to dost nervózní práce. Budete muset neustále:

• být si vědom stavu určitého oboru činnosti, možná více než jednoho;
• nastudujte si, alespoň obecně řečeno, „kdo co dělá a proč“;
• sledovat novinky v příbuzných profesích;
• umět se rychle rozhodovat při nedostatku informací;
• najít kontakt s širokou škálou lidí a dokonce jim pomoci navázat mezi sebou pracovní vztahy;
• okamžitě přepínat mezi různými projekty.

Ale to je ideální prostor pro uplatnění síly pro společenské lidi, kteří jsou na taková rizika připraveni, na neustálý emoční a intelektuální stres. Práce projektového manažera učí zodpovědnosti a schopnosti rychle se adaptovat na nejobtížnější situaci. I když na takového člověka v práci nebo v běžném životě „padne“ několik problémů najednou, jejich řešení se najde co nejrychleji a nejefektivněji. V mnoha oblastech projektoví manažeři často cestují, někdy i do zahraničí – to lze považovat za plus i mínus.

Tito odborníci se musí vyrovnat s přetížením informací. A nejen informacemi: pro přímé vykonavatele a jejich vedoucí je jakýkoli byznys, jakákoliv komplikace v tomto byznysu emocionálně zabarvená. Bez ohledu na to, jak abstrahovaný manažer od těchto emocí, stejně ho předběhnou. A pokud nějaký plán selže, i když z objektivních důvodů, které se nedaly předvídat, je často na vině osoba odpovědná za projekt.

Pracovní úkoly projektového manažera mohou být velmi závislé na oblasti, ve které pracuje. Tato osoba je v interakci se zákazníkem (s vedením organizace nebo s dalšími lidmi, kteří si stanoví hlavní cíle). Má na starosti identifikaci klíčových požadavků a upřednostňuje tyto požadavky. Předpokládá se, že takový specialista je kdykoli připraven předvést, co již bylo pro každý úkol vykonáno a dosaženo, co je ještě třeba udělat v blízké budoucnosti... Ukažte nejen „ve skutečnosti, že něco funguje a je již připraveno“, ale také ve formátu plnohodnotné zprávy.

Pozice projektového manažera obnáší pravidelné a dokonce průběžné sledování dodržování termínů. Tento specialista je prvním asistentem generálního managementu. Je to on, kdo ho musí rychle informovat, pokud se něco pokazí, jsou potřeba nové zdroje, nová zásadní řešení, další zaměstnanci na projektu. Zároveň je také povinen stavět nejdůvěryhodnější vztah se zaměstnanci na všech úrovních. Chyba jednoho člověka nebo jeho nedostatek zapojení do případu stačí k hroznému selhání.

Ale premiér potřebuje ještě hlouběji komunikovat s týmem, který dostane. Musí se podílet na náboru a formování skupiny, na rozdělení odpovědnosti mezi účastníky. V přerozdělování, je-li to nutné, ve výcviku a implementaci potřebných dovedností.

Manažer projektové podpory také hodně dělá v následujících bodech:

• organizace pracovního procesu;
• úprava interakce v reálném čase;
• řešení konfliktů;
• kontrola kvality odvedené práce;
• identifikace nejúčinnějších a nejúčinnějších umělců;
• porovnání různých verzí produktu, nezávisle vyvinutých jednotlivými interprety;
• sledování ziskovosti a praktičnosti projektu.

Ale to jsou všechny charakteristiky v obecném případě. A projektoví manažeři se také dělí na specifičtější specializace. Vezměme si specialistu na platové programy. Takoví zaměstnanci fungují téměř v každé komerční bance. Lacině řečeno, pracují na originálním bankovním produktu – účtování peněz na platové karty zaměstnanců.

Počet platových projektů v jakémkoli podniku může být jakýkoli - to je dáno pohodlím vedení účetnictví a finančního účetnictví. Manažer proto musí být připraven pracovat s projekty všech velikostí. Toto měřítko však nemá vliv na míru odpovědnosti. Tak jako tak specialista by se měl snažit udělat vše pro to, aby s ním byla pro firmu výhodnější spolupracovat, a ne hledat nějakou jinou banku... Proto se bude muset ponořit do nuancí toku dokumentů, finanční a účetní dokumentace, zdanění, pohybu finančních toků.

Jiná situace je u projektového manažera stavby. Bude muset mít přehled o tom, jak se na stavbě využívají nejnovější technologie. V podmínkách rychlého rozvoje stavebnictví, typického pro naši zemi, tento specialista pro sebe nepochybně najde uplatnění. Jakákoli stavba vyžaduje:

• mnoho schválení;
• jasné plány a harmonogramy;
• doložení ekonomických a technologických ukazatelů;
• provádění výběrových řízení a nákupů;
• výběr zařízení a materiálů;
• výběr zaměstnanců pro přímou práci;
• sledování bezpečnosti majetku na staveništi nebo v použitém skladišti;
• plná interakce s organizacemi odpovědnými za bydlení a komunální infrastrukturu.

V každém z těchto procesů se může každou chvíli něco pokazit. A projektový manažer je povinen takové komplikace předvídat. A pokud se problém objeví, jeho legitimní povinností je problém co nejdříve vyřešit.

Manažer vzdělávacích projektů je v tomto ohledu poněkud jiný.... Hledá například lektory nových vzdělávacích programů. Sleduje dopad stávajících programů s cílem přilákat lidi a plně je vzdělávat. Při takové činnosti se neobejde bez velmi úzkého kontaktu s marketéry a obchodními manažery na jedné straně, učiteli (lektory) a studenty na straně druhé.

Zdánlivě záhadný stav jako např digitální projektový manažer. Při pečlivém přečtení samotného termínu není těžké pochopit, že se tento specialista soustředí na všechna díla, která se dostávají do digitálního prostoru. A každým rokem jich přibývá. Firemní aktivity na vzdálených serverech a v cloudových aplikacích však musí být velmi pečlivě koordinovány. Ač se to může zdát virtuální, ve skutečnosti se ztráty z nesprávně učiněného rozhodnutí, z nedůslednosti v práci či úniku informací měří ve zcela reálných penězích.

Manažer digitálních projektů je povinna usilovat o zvýšení transparentnosti veškeré výměny informací a řízení v organizaci. Zní to ne zcela jasně, ale snáze se to řekne: aby bylo jasné, odkud to či ono rozhodnutí či jednání přišlo, kdo je inicioval.Vedení tak jasně pochopí, koho odměnit a povzbudit a koho potrestat za nepřiměřenou iniciativu nebo dokonce vykopnout za nečinnost.

Budete také potřebovat:

• poskytnout co nejjednodušší přístup k potřebným informacím;
• vymezit tento přístup a každému přidělit určitý okruh dat nezbytných pro práci (ale ne více);
• změnit grafiku podle potřeby;
• přerozdělit povinnosti.

BIM manažer-designér je v mnoha ohledech jedinečná profese. Oficiálně se u nás objeví až v roce 2020. Ale ve skutečnosti již existuje naléhavá potřeba technologií třídy BIM. Základem je, že takový manažer provází projekt po celou dobu jeho realizace. Bude muset shromáždit všechny praktické a ekonomické parametry programu, aby je mohl provozovat ve spojení.

Projekt vytvořený a řízený BIM manažerem je postaven tak, aby i když se indikátory částečně změní, všechny závislé parametry se automaticky odpovídajícím způsobem změní. Nejčastěji se pod pojmem BIM rozumí stavebnictví. Jedná se o sestavení speciálních trojrozměrných modelů studovaných objektů.

Již stručný přehled hlavních činností projektového manažera a specifik jeho činnosti ukazuje: tento člověk musí být odolný vůči silné zátěži. A to i několika stresům současně, protože někdy musíte provést několik prací najednou. Zároveň projektový manažer musí být „multitasking“, tedy okamžité přepínání mezi jednotlivými úkoly. Musí mít vůdčí schopnosti, aby mohl vést lidi ve správný čas. Nebo prostě tak, aby jeho pokyny byly brány vážně. Důležitou roli bude hrát také:

• obecná intelektuální úroveň;
• znalost odborné terminologie v konkrétních oblastech, kde je projekt realizován;
• družnost;
• flexibilita;
• schopnost analyzovat značné množství informací;
• orientace na výsledek;
• vytrvalost a obětavost;
• sebekázeň;
• schopnost striktně řídit svůj čas a nepodléhat pokušení upravit rozvrh.

Základní odborné dovednosti jsou:

• pracovní zkušenosti na základní pozici v jakékoli oblasti;
• praktické zkušenosti s vedením (alespoň 1 rok);
• pečlivá znalost určitého oboru činnosti;
• znalost angličtiny v mluvené i psané úrovni;
• schopnost včas „říct ne“ jak týmu, tak jeho jednotlivým zástupcům, a dokonce i zákazníkovi (aby se nezapletl do toho, co je zjevně nedosažitelné);
• ochota a schopnost začlenit se do současných obchodních procesů;
• strategické myšlení a smysl pro detail;
• schopnost vyjednávat;
• znalost trhu a charakteristik spotřebitele.

Základní body pro zvládnutí této profese jsou dány jakoukoliv jinou zkušeností v jakékoli jiné profesi. Ale nelze se omezit na toto a sledování tematických videí na internetu. Rozhodně byste se měli pokusit získat tematickou stáž ve studiu nebo agentuře s odpovídající specializací. Můžete se také zkusit přihlásit do prezenčních přípravných kurzů. Hledání práce se nejlépe provádí ve známém oboru. Ti, kteří přišli k projektovým manažerům z medicíny – na komerčních klinikách, obchodním manažerům – v obchodní sféře a tak dále. Měli byste také zvážit:

• nutnost pečlivě prostudovat seznam pracovních povinností před podáním žádosti o volné místo;
• záměna v popisech práce pro projektové manažery s obchodními manažery, obchodníky a tak dále;
• nutnost absolvovat testy;
• optimální parametry těchto testů (dobří personalisté v dobré společnosti vyhodnotí projektového manažera za pár hodin a nebudou provádět mnoho hodin testování);
• možnost ucházet se o téměř jakékoli volné pracovní místo bez praxe nebo s minimální praxí.