Metoda Pomodoro: vlastnosti a podstata techniky, aplikace

Všimli jste si někdy na konci pracovní doby, že jste celý den neúnavně pracovali a nezvládali jste úkoly stanovené na daný den? Nebo do konce víkendu pochopit, že nikdy nedokončili úklid a nenašli si čas ani na vyžehlení prádla? S takovými problémy se potýká snad každý z nás. Věc se má tak, že si podle odborníků v oblasti time managementu špatně plánujeme čas.

K vyřešení problému navrhují použít metodu, která byla vynalezena dlouho předtím, než se v podnikání rozšířil pojem „time management“. Je o každodenní rutině zvané Pomodoro.

Za vznik takové techniky jako Pomodoro vděčíme Italovi Francescu Cirillovi. V 80. letech minulého století jako student nějak přemýšlel o tom, proč čas na zkoušku přichází rychleji, než se na ni připravoval, ačkoli mladý muž věnoval, jak se mu zdálo, veškerý čas a energii na studium. Pilný a pečlivý mladík naznačil, že ho při plnění úkolů hodně rozptyluje, a rozhodl se najít způsob, jak se alespoň na chvíli soustředit na cíl.

Pro začátek definoval úsek 10 minut. Čas se počítal pomocí obyčejné kuchyňské minutky, která měla tvar rajčete – odtud název metody, která se v budoucnu rozšířila po celém světě, v ruštině prostě „rajče“. Pravda, za každodenní zavádění do oblasti time managementu je třeba říci „děkuji“ nikoli Italovi, ale Staffanu Netebergovi. Málo se o něm ví. Z veřejně dostupných faktů - zhruba dvě desetiletí se věnuje samostatnému vývoji softwaru, je mentorem flexibilních metodik pro vývoj informačních systémů.

Byl to tedy on, kdo díky matematickému programovému myšlení vytvořil příručku o použití metody Pomodoro a nazval ji „Tomato Time Management“. V něm tento princip nejen přístupně vysvětlil, ale svůj příběh zpestřil i názornými ilustracemi. Díky tomu rozšířil téma „rajče“ mezi profesionály i amatéry time managementu.

Systém „rajče“ je jednoduchý, jako všechno důmyslné. Hlavním pravidlem je rozdělit svůj den na malé části, z nichž každá se nazývá rajče. Optimální čas vyhrazený pro „snědení“ jednoho rajčete je 25 minut. Takže jsme nastavili časovač, pravděpodobně ho máte v kuchyni, možná ne v podobě rajčete, ale jiného druhu, pokud tam není, stačí nastavit budík.

Následujících 25 minut byste se měli soustředit na řešení problému.... Nic by vás nemělo rozptylovat – žádné telefonáty, žádný zvuk z rádia, natož z televize. Káva a sendvič se také budou muset odložit. A teprve po odeznění signálu o konci přiděleného času máte plné právo na přestávku. Tak nějak sami se sebou uzavřete pracovní smlouvu. Na každý pracovní „rajský“ den si stanovíte konkrétní úkol a ten jistě splníte.

Tato metoda time managementu je obzvláště žádaná v moderním světě, kdy je člověk jednoduše zahalen do pokušení „být na vteřinu rozptýlen“. Zprávy na sociálních sítích, SMS, telefonní hovory, reklamní korespondence. Ale „nepřemýšlet o vteřinách“ nám již dlouho doporučovali klasici ruské scény. Technika rajčat v podstatě umožňuje dodržovat pravidlo zpívané v písni. Používat ho mohou nejen podnikatelé, ale i školáci a studenti během studia, není náhodou, že ho vymyslel právě vysokoškolák. Mimochodem, podle italského autora Francesca Cirilla jeho metoda pomáhá dosáhnout následujících cílů:

• udržet odhodlání a dosáhnout svých cílů;
• zlepšit kvalitu vzdělávacího nebo pracovního procesu;
• zvýšit efektivitu práce nebo procesu získávání znalostí;
• dát odhodlání v obtížných situacích.

Ale metoda, která se zrodila v hlavě italského studenta, vám jistě pomůže dosáhnout vašich cílů.

Před spuštěním časovače si vytvořte seznam úkolů, které hodláte v daný pracovní den provést. Popiš je. Aby metoda fungovala, musíte jasně pochopit, čeho přesně chcete dosáhnout.Pokud jste se rozhodli, zapněte časovač.

Obecně se věří, že optimální doba „zrání“ rajčat je 25 minut. Přesně to naznačil ve své učebnici výše zmíněný Staffan Neteberg. Nedávno však někteří výzkumníci tvrdili, že tuto dobu lze prodloužit. Mohou mít pravdu ale pro začátek je asi stále lepší použít 25minutový úsek, který se osvědčil léty a s různými názory.

Jsou stejně důležité jako 25 minut, které strávíte soustředěním se na svou práci. Takže, hotovo - a jděte směle po dobu 5 minut. Tolik doporučují odborníci v oblasti „rajského“ time managementu dát za pauzu.

Zbavit se jich je sotva možné.Jsou totiž důležité hovory, ke kterým musíme být rozptýleni, je zde možnost nečekané návštěvy u vás v kanceláři nebo doma, jsou zde také naléhavé přirozené lidské potřeby, které jsou každému jasné. Autor metody Francesco Cirillo doporučil v takových případech časovač pozastavit a po dokončení naléhavých záležitostí jej znovu spustit.

Někteří z jeho moderních následovníků se domnívají, že míra potřeby rozptýlení by měla být hodnocena na 10bodové škále. A pokud sami hodnotíte něco naléhavého v jednom bodě, pak to znamená, že nemá cenu „podvyživovat naše rajče“ na jedno posezení.

Pokud úkol není příliš obtížný nebo se nemůžete okamžitě soustředit po dobu 25 minut, rozdělte své „rajče“ na „plátky“. Začněte v intervalech 10-15 minut. Pokud naopak chápete, že se vám váš úkol za 25 rajských minut „nevejde do pusy“, zvyšte čas na jeho snězení.

Pokud jste úkol zvládli dříve, než zazněl signál časovače, nepokoušejte se jej vypnout. Považujte to za svůj bonusový čas dovolené. Můžete ho strávit plánováním dalších úkolů, povídáním s kolegy, čtením, přijímáním hovorů. A teprve potom si domluvte „zákonnou“ 5minutovou přestávku.

Jsou lidé, kteří tuto metodu nepoužívají, protože se bojí nepřijít včas před „osudovým“ voláním. Pokuste se překonat tyto dětské obavy.... Chcete-li začít, dejte na budík pěkný signál. Mimochodem, nyní existuje mnoho počítačových programů a aplikací pro telefony, které jsou vytvořeny speciálně za účelem kompetentního použití metody „rajče“. Podle většiny odborníků vůbec nezáleží na tom, jakého pomocníka použijete - starou kuchyňskou minutku nebo nový vývoj. Hlavní věc, pamatujte, "napůl snězené rajče" je jako ztracený čas. A vždycky nám chybí. Kromě práce, studia je toho v životě ještě tolik.

Připomeňme si proto ještě jednou ruské přísloví, které mohl autor knihy o rajčatovém time managementu Shtaffan Neteberg klidně použít jako epigraf - "Udělej to - choď odvážně." Máme před sebou spoustu času. Hlavní věc je používat to racionálně.