Eisenhowerova matice - Používání správného času

V naší šíleně rychlé době se zdá, že čas nejen plyne, ale letí rychlostí nadzvukového letadla. V takovém koloběhu událostí a dnů, nabitém masou činů a plánů, často nedokážeme realizovat ani polovinu toho, co bylo plánováno. A chci být na všechno včas. Jak správně používat čas pomocí Eisenhowerovy matice, budeme zvažovat podrobněji.

Čas je vše, co máme. Dobrý nebo špatný náš život přímo závisí na tom, jak a na čem trávíme čas, který je nám přidělen. A ti, kteří sní o tom, že toho na své cestě hodně zvládnou, se zpravidla naučí, jak efektivně hospodařit se svým časem. Time management (time management) není nic jiného než plánování. Právě ona pomáhá přestat se trápit hořkým pocitem, že času je málo, že ho strašně chybí, a proto není čas nic dělat.

Kdysi se slavný americký vojenský a politický vůdce Dwight David Eisenhower, který byl také prezidentem Spojených států, vážně pustil do hledání řešení problému efektivního plánování. A podařilo se mu najít řešení tohoto problému, dokonce přišel na své systém řízení času.

Jen se tak stalo, že lidský mozek snáze a lépe vnímá strukturované informace, tedy vnesené do určitého systému, rozložené do polic. Zároveň by bylo hezké tyto police vizualizovat, udělat je vizuálními, například pomocí nějakých schémat nebo diagramů.Právě tento princip rozdělení případů je základem Eisenhowerovy matice, která je jednou z předních metod teorie efektivního řízení času.

Vizualizace plánu záležitostí a akcí pomocí matice je velmi jednoduchá. Nakreslete čtverec na papír, rozdělte ho dvěma kolmými čarami na čtyři stejné okraje. Měli byste získat okno s mříží ve formě kříže. Tato pole rozdělí vaše záležitosti do 4 skupin, z nichž každá bude záviset na známkách důležitosti / nedůležitosti a naléhavosti / nenaléhavosti. Pole vytvořená z průsečíku čar se nazývají kvadranty (matematický koncept) a označují se takto:

• Kvadrant A (důležité a naléhavé úkoly);
• B kvadrant (důležité, ale nikoli naléhavé úkoly);
• S kvadrant (ne důležité, ale naléhavé úkoly);
• Kvadrant D (nedůležité a nenaléhavé úkoly).

Eisenhowerova matice má výhody i nevýhody. Pojďme si oba popsat a začněme s výhodami.

• Navzdory svému názvu „matrix“, který implikuje něco složitého, je systém ve skutečnosti velmi snadno pochopitelný a bez problémů se používá.
• Případy, cíle a cíle jsou rozděleny pouze do 4 kategorií, což pomáhá k lepší orientaci v nich.
• Rozdělení úkolů podle kritérií naléhavosti a důležitosti umožňuje odsunout neurgentní a nedůležité záležitosti do pozadí, a tím dát důležité a naléhavé do popředí. Takto dochází k analýze a filtrování případů. Ti, kteří vůbec nepotřebují trávit čas, jsou eliminováni.
• Hlavní výhodou je, že matice umožňuje maximálně zefektivnit časové výdaje, což zase umožňuje vše stihnout včas.

Tento systém má také nevýhody.

• Matice je při dlouhodobém plánování neúčinná. Je vhodný pro současné záležitosti nebo pro ty, které se počítají do blízké budoucnosti.
• Když nejsou žádné denní cíle, pak není potřeba uplatňovat takový systém.
• Chcete-li matici efektivně používat, musíte rychle a přesně rozdělit cíle do skupin. K tomu je nutné pochopit, kterým z nich lze přiřadit „důležitý“ stupeň a které cíle nejsou příliš důležité, které musí být naléhavě dokončeny a které jsou volitelné. Takový trénink zabere čas, to znamená, že matrice pro vás nezačne "pracovat" hned, ale to je mínus.
• A v důsledku předchozího odstavce se mohou vyskytnout chyby s přesností přiřazení případů k určitému stavu.

Podívejme se podrobněji na každý kvadrant matice.

Jste-li mistrem plánování, bude kvadrant A prázdný. Pokud se v něm vyskytují případy, svědčí to o vaší špatné organizaci. Připouštíte vzdělání v záležitostech uspěchaných prací a blokád. Důvodem tohoto obrázku je zpravidla lenost.

Nebo možná špatně určujete priority. Samozřejmě, že někdy jsou takové situace přípustné, ale když se to systematicky dodržuje, pak je prostě potřeba zapracovat na osobní sebekázni. Aby se zabránilo "usazení" výstřelku v kvadrantu A, je nutné včas zvládnout úkoly zadané do zbývajících polí.

Ale malý seznam úkolů v kvadrantu A lze přesto vytvořit. To může být:

• zdravotní problémy;
• skutky, jejichž selhání může vyvolat vznik problémů, zhoršit kvalitu života, ohrozit pohodu v rodině a v práci;
• případy, jejichž neúspěch výrazně zkomplikuje cestu k dosažení hlavních cílů nebo povede k jejich selhání;
• výjezd z různých mimořádných a krizových situací.

Pokud přesto máte v tomto kvadrantu hodně bodů, vrhněte veškeré své úsilí na jejich odstranění. A nezapomeňte, že plnění některých položek ze seznamu důležitých a naléhavých lze přepracovat, delegovat na některou z důvěryhodných osob, není nutné nést celou tíhu všech záležitostí jen na sebe.Tento přístup vám pomůže rychleji se vyrovnat s plností A kvadrantu.

Pozorování ukazují, že lidé, kteří dávají přednost řešení problémů z kvadrantu B, se stávají nejúspěšnějšími, rychleji stoupají po kariérním žebříčku, jsou finančně nejvíce prosperující, nemají nedostatek času a žijí harmonický, plnohodnotný život. Neurgentní úkoly patří do kategorie nejslibnějších a prioritních, a pokud jim člověk věnuje hlavní pozornost, jde mu všechno.

Je třeba mít na paměti, že nedostatek naléhavosti ve skupině B někdy vede ke zpoždění při provádění nastíněných bodů a migrují do skupiny A, kde již budou vyžadovat rychlou reakci. Pokud budete důležité, ale nepříliš naléhavé úkoly řešit postupně a pravidelně, pak bude tento proces klidný a efektivní. K tomuto druhu podnikání musíte přistupovat zodpovědně a nedostatek naléhavosti umožňuje plně kontrolovat průběh případu, přivést všechny detaily k ideálu, jasně promyslet všechny kroky, čímž nakonec dosáhnete produktivního výsledku.

Eisenhowerova matice nás především učí správně určovat priority. To znamená, že nejdůležitější při plánování je schopnost rozlišit důležité věci, které vás vedou k velkým cílům, od těch vedlejších. Úkoly, které je potřeba zařadit do skupiny C, nejsou důležité, v podstatě odvádějí pozornost od hlavních cílů případu, nepřispívají k pokroku, ale naopak pouze zpomalují proces vývoje. Často narušují koncentraci na dosažení důležitých cílů, a tím snižují efektivitu minulého času.

Nezaměňujte naléhavé záležitosti z pole C, které jsou nedůležité, s naléhavými záležitostmi z pole A, které jsou právě extrémně důležité. To zpravidla vede k tomu, že to skutečně důležité zůstává v pozadí. Živým příkladem takové situace mohou být schůzky vnucené někým zvenčí, které pro vás nejsou nutné, nebo prázdné dlouhé rozhovory, chození na večírky a oslavy, pozvání od lidí, kteří vás nezajímají, domácí práce, poruchy domácích spotřebičů a podobně. Ano, to musí být provedeno urychleně, ale řešení těchto úkolů není životně nutné a jejich selhání nezpůsobuje potíže.

Třídy z této skupiny nic nedarují, naopak mohou škodit. Měli byste se pokusit je odložit na později a je lepší je úplně ignorovat. Nepřítele ale musíte poznat od vidění – seznam takových „škůdců“ byste si rozhodně měli udělat v poli D, protože právě tyto činnosti „žerou“ náš čas. Právě tyto případy jsou pro mnoho lidí tak lákavé a atraktivní pro svou jednoduchost a slibují uvolnění a potěšení, trávit čas ve sladké blaženosti.

Takové charakteristiky těchto „případů“ vytvářejí obrovské pokušení se jimi zabývat především a ať, jak se říká, celý svět počká. Vymanit se z kolotoče takových pseudopřípadů může být nesmírně obtížné, jelikož se s člověkem opravdu vlečou. Ale pokusy zničit zvyk zapojit se do nich nelze opustit.

Mezi tyto činnosti patří:

• rozhovory o ničem, prázdné, nesmyslné rozhovory (telefonicky i osobně);
• stejné jako konverzace z předchozího odstavce, korespondence v instant messengerech, sociálních sítích, všemožných chatech;
• sledování filmů, seriálů, televizních programů, které nenesou sémantickou zátěž, odvádějící pozornost od vážných problémů a záležitostí, které způsobují různé negativní emoce;
• počítačové a jiné (nikoli vzdělávací) hry.

Odpočinek pro tělo i duši je nepochybně potřebný, ale existuje mnoho dalších užitečných způsobů, jak jej cvičit:

• čtení kvalitní literatury;
• návštěvy výstav, divadel a muzeí;
• hry rozvíjející inteligenci;
• hodiny v bazénu, tělocvična, výlety na kluziště, výlety mimo město do přírody, cestování atd.

Pokud se vám nedaří zcela vymýtit škodlivé aktivity ze skupiny D ze svého života, pak je třeba se je pokusit alespoň oddálit, věnovat jim pozornost až ve chvíli, kdy jsou dokončeny věci ze skupiny A a B. Snažte se ale zkrátit množství času vynaložené na "prázdné" činnosti co nejvíce ...

Existuje vysoká pravděpodobnost přiřazení případu nevhodné skupině. To je hlavní problém při budování hierarchie našich priorit. Abyste se s tím snáze vyrovnali, musíte se naučit odpovídat na dvě otázky pomocí dvou slov – „ano“ nebo „ne“. Například: "Pomůže mi dokončení tohoto případu přiblížit se mému hlavnímu cíli?" Odpověď „ano“ znamená důležitost případu, odpověď „ne“ znamená nedůležitost.

"Pokud tento problém nevyřeším nyní, ztratí zítra svůj význam?" Odpověď „ano“ znamená naléhavost věci, odpověď „ne“ naléhavost není. Poté, co jste takto určili kategorii pro každou lekci, dělejte nejprve věci ze skupiny A a poté ze skupiny B.

Nejlepší čas na vytvoření matice je začít nový den. Dobře si rozmyslete, jaké úkoly vás v nejbližší době čekají a zapisujte si je do pravidelného seznamu. Poté každou otestujte pomocí výše uvedených otázek a umístěte je do rámečků podle odpovědí. Nezapomeňte zmínit ty nejmenší a nejnepatrnější věci, které jen plýtvají naším časem.

Celkový počet úkolů si určujete sami. Po rozdělení případů do příslušných kategorií si můžete napsat do poznámkového bloku nebo vytvořit v organizéru telefonu obvyklý pohodlný seznam v sestupném pořadí podle naléhavosti a důležitosti, takže první na seznamu jsou případy ze skupiny A, druhé z B, třetí od C, a od D to nemusíte vůbec zapisovat. Pamatujte, že úkoly ze skupin A a C je třeba delegovat na rodinu, přátele, kolegy nebo podřízené. Ale skupina B – to jsou věci, které je důležité dělat na vlastní pěst.

Každý, kdo to potřebuje, může použít Eisenhowerovu matici. Je to dobré, protože bude stejně užitečné pro všechny, bez ohledu na věk a sociální postavení: vedoucí organizací a podniků, řadové dělníky a zaměstnance, ženy v domácnosti, studenty a děti studující ve školách.

Podívejme se na příklad, jak by mohly vypadat Eisenhowerovy denní záznamy.

Skupina naléhavých a důležitých záležitostí:

• zajeďte autem do servisu k opravě, protože ho potřebuji k práci;
• předkládat čtvrtletní zprávu;
• řešit problém s bankovní kartou.

Skupina nikoli naléhavých, ale důležitých záležitostí:

• vyvinout nové téma a nastínit hlavní směry nového projektu;
• přestat kouřit;
• učit se anglicky;
• koupit členství v tělocvičně.

Skupina naléhavých, ale ne důležitých záležitostí:

• jít na výročí San Sanych z právního oddělení;
• gratuluji všem na sociálních sítích k prvnímu jarnímu dni.

Skupina neurgentních a nedůležitých případů:

• uklidit skříň;
• rozebrat věci na mezipatře;
• sledovat seriál;
• hrát si s papouškem.

Eisenhower Matrix lze přirovnat k čistícímu systému, filtru, který vám umožní zbavit se nepotřebných věcí. Zpočátku ho možná budete potřebovat skládat denně, ale s nahromaděním zkušeností začnete na úrovni intuice pociťovat, který byznys do jaké kategorie patří. A jakmile si takový time management systém osvojíte a naučíte se jej efektivně používat, stejně jako správně rozdělovat případy do kvadrantů, okamžitě pocítíte nával svobody.Začnete mít čas dělat vše včas a zároveň nespěchat, váš život se vrátí do normálu, najednou se začnou plnit cíle, které se zdají nedosažitelné. A bude vám zaručena přítomnost vynikající kondice a vysoké nálady, energie a temperamentu.

Disciplína je základem úspěchu. Jistě jste věnovali pozornost takovým lidem, kteří takové vlastnosti nemají, jsou v nekonečném víru nekonečných „afér“, neustále dělají něco prázdného, ​​nesmyslného, ​​ale podle jejich vyjádření nemožně důležitého. A pohled na tyto lidi je neustále unavený, opotřebovaný, ztracený, nešťastný. Jsou vždy mrzuté, nervózní a neklidné.

Pokud takoví být nechcete a nechcete v lidech vyvolávat pouze sympatie a lítost, pak musíte jednat na principu opačném. Pokud se jim všechno děje a vy chcete opačné výsledky, musíte jednat opačným způsobem. Totiž: udělat pořádek v disciplíně, osvojit si techniky sebeorganizace, dodržovat jasné plány, harmonogramy a režimy, jasně rozumět, kdy a co dělat, a hlavně, k čemu to všechno je, co je cílem. A Eisenhowerova matice vám bude v těchto záležitostech výborným pomocníkem.

Ostatně ne nadarmo si její zakladatelka, jejíž jméno nese, dokázala vybudovat tak závratnou kariéru a stát se jedním z nejznámějších a nejmilovanějších prezidentů amerického lidu a také velmi úspěšným vojevůdcem. A to vše přesto, že se tento skvělý muž narodil do chudé rodiny. Z takových lidí si můžete klidně vzít příklad a použít nástroje, které vynalezli.