Profese sekretářka-písařka

Psací stroje zmizely z používání a odešly do muzea, ale potřeba člověka, který sbírá dokumenty, ukládá je do správných složek, setkává se s návštěvníky a odpovídá na telefonáty, nikam neklesla. V článku vám řekneme o profesi "tajemník-písař" v moderním světě - o jejích vlastnostech, požadavcích a kde jsou dnes takoví specialisté potřeba.

Sekretářka písaře je jednou z nižších pozic tajemníka. Přestože dnes tento specialista již nepracuje na psacím stroji, ale na počítači, jméno bylo zachováno nejen tradicí, ale také proto, aby zdůraznil výkonnou povahu práce. (na rozdíl od administrativních a sekretářských pozic vyššího stupně - asistent vedoucího, sekretář-asistent, referent, vedoucí kanceláře).

Informace o profesi, vykonávaných povinnostech jsou obsaženy ve dvou dokumentech:

• "Jednotná kvalifikační referenční kniha pozic manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců" - zkráceně EKS (dříve ETKS);
• profesní standard "Specialista na organizační a dokumentační řízení organizace."

Prioritou aplikace je profesionální standard. Je přizpůsobena specifikům moderního trhu, obsahuje úplnější a podrobnější popis pracovních funkcí.

Profesní standard zařazuje pozici sekretář-písař do 3. stupně kvalifikace - to znamená, že její povinnosti zahrnují kontrolu práce senior specialistou, minimum samostatných rozhodnutí a manažerských funkcí.

Hlavním úkolem tajemníka-pisatele je soubor textů a dokumentů, reprodukce a systematizace informací podle šablony (skenování, kopírování, přepisování dokumentů, vyplňování standardních formulářů, třídění korespondence, evidence příchozích a odchozích dokumentů).

Jako každá profese má profese sekretářky písaře své vlastní charakteristiky:

• práce se vyznačuje spíše stresovým charakterem, přičemž zaměstnanec musí být schopen vykonávat monotónní práci na stroji, komunikovat s lidmi, být tváří a hlasem společnosti.
• neexistuje žádný pevný seznam povinností - tajemník plní různé příkazy hlavy;
• tato pozice je výborným startem do kariéry a příležitostí získat zkušenosti užitečné pro budoucího manažera;
• práce je považována za ženskou (to se odráží i v názvu), i když mužští sekretářky nejsou o nic méně žádané;
• hlavní dovedností je správně budovat vztahy s týmem a už vůbec ne rychlost psaní.

Na základě zobecněných požadavků profesní normy je v každé organizaci vypracována vnitřní pracovní náplň - hlavní dokument upravující práva a povinnosti zaměstnance.

V tomto dokumentu je určen seznam funkcí vykonávaných zaměstnancem v konkrétní organizaci. V typické instrukci může funkčnost jednoduše opakovat odpovídající ustanovení normy (dříve byla část „Odpovědnosti“ často zcela zkopírována z CEN). Pokyny obvykle obsahují následující body:

• tiskne různé materiály ve směru hlavy;
• organizuje telefonní rozhovory vedoucího.

V případě potřeby lze položky upřesnit, upřesnit a rozšířit či zúžit rozsah odpovědností oproti normě, pokud to specifika organizace vyžadují. Například pro sekretářku-písařku ve škole mohou být uvedeny body, že organizuje vydávání osvědčení potvrzujících práci nebo studium na škole, vede evidenci studentů. A v obchodní společnosti to mohou být ustanovení o vedení cestovního deníku kurýrů a vydávání příslušných potvrzení.

Profesní standard stanoví minimální požadavky na jmenování sekretářkou-písařkou - k tomu stačí úplné střední vzdělání.

Další výhodou budou specializované kurzy. Navíc ani CEN, ani odborná norma nijak neomezují požadavky na osvědčení o absolvování takových kurzů. Proto si můžete vybrat jakýkoli školicí program pro sekretářky z velkého seznamu návrhů veřejných i soukromých školicích center.

Přestože sekretářka nevyžaduje vážné vzdělání a akademické znalosti, potřebuje velký soubor praktických dovedností:

• sebevědomé počítačové dovednosti, znalost kancelářských programů, schopnost pracovat s kancelářskou technikou, gramotnost, vysoká rychlost psaní;
• schopnost pracovat s dokumentací v rámci své kompetence - znát pravidla pro vyhotovování standardních dokumentů, služebních dopisů, pravidla pro třídění a evidenci korespondence a dalších dokumentů;
• rozvinuté komunikační dovednosti, schopnost budovat vztahy s partnery, klienty, zaměstnanci, znalost etiky a etikety obchodní komunikace, pravidla pro práci s důvěrnými a vlastnickými daty;
• znalost předpisů upravujících práci.

Specialista musí mít nejen odborné dovednosti, ale také určité osobní vlastnosti: musí být sebevědomý, zdvořilý, emočně stabilní, umět se rychle zorientovat v situaci, řešit konflikty, pracovat jak v režimu multitaskingu, tak v režimu rutinní práce, mít vysokou sebeorganizaci, všímavost, zodpovědnost.

Dříve pracovaly sekretářky písařů ve strojních kancelářích. Dnes je práce tohoto specialisty nejžádanější v následujících organizacích:

• ve státních správních strukturách;
• ve vzdělávacích institucích (škola, vysoká škola, univerzita);
• v advokátních kancelářích, soukromí právníci, notáři;
• v archivech.

Volné místo lze také otevřít v jakékoli jiné organizaci. Přitom v soukromých společnostech lze pozici nazvat nejen sekretářka-písařka, ale i sekretářka-administrátorka, sekretářka na recepci, sekretářka.